La contabilidad una necesidad

Si nos situamos en el plano doméstico, vemos que una familia necesita llevar un mínimo de control de sus gastos y de sus ingresos; no puede gastar más de lo que ingresa; ni siquiera debe gastar tanto como ingresa porque deberá procurar ir mejorando su calidad de vida, deberá prever gastos excepcionales de enfermedad o accidentes, deberá renovar más tarde o más temprano los electrodomésticos y muebles familiares … Y la financiación de todas estas necesidades no se puede improvisar, sino que hay que programarla con antelación: hay que estar atentos al deterioro de los bienes, hay que controlar el ahorro familiar y su posible pérdida de valor adquisitivo; al comprar un bien habrá que programar cómo conviene pagarlo … En fin, vemos que gestionar una economía familiar exige un mínimo de control y planificación. La cuestión está en determinar cómo conviene hacerlo. ¿Mentalmente? ¿Por escrito? ¿Con cuánto detalle?

Si saltamos del plano doméstico al empresarial, el planteamiento será similar. Pero es evidente que los sujetos económicos (empresarios individuales y sociedades) tienen en sus manos una economía mucho más compleja que la de la hacienda familiar. Sus relaciones con los clientes, los suministradores, con las entidades financieras, con la Hacienda Pública, con el personal empleado, etc., así como la mayor cuantificación de sus bienes deteriorables, forman una unidad económica (empresa) cuya gestión no puede depender de la improvisación ni tampoco de un control que esté escrito en la mente del empresario.

Hace falta un mayor rigor en la previsión y, para ello, un puntual registro de los hechos económicos que posibilite conocer en todo momento la composición del patrimonio, la situación financiera, los gastos, los ingresos…Y esto, que es lo que va a tratar de hacer la contabilidad.

Podemos hacer una primera aproximación al concepto de contabilidad definiéndola como “la parte del sistema de información de la empresa que, más o menos elaborada, existe en toda organización, que registra, clasifica y resume sucesos traducibles en unidades monetarias”.

De entrada advertimos una primera limitación de la contabilidad en cuanto a fuente de información de lo que sucede en una organización y es que atiende únicamente a acontecimientos expresables en unidades monetarias. Y es evidente que éstos pueden no ser los más importantes que ocurren en el seno de la organización. A pesar de ello la experiencia demuestra que es imprudente no prestar atención, y mucha, a la información contable.

Desde un punto de vista algo más académico podemos definir la contabilidad como “la ciencia que orienta a los sujetos económicos para que éstos coordinen y estructuren en libros y registros adecuados la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio, así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio”.

Según este concepto, el empresario, por medio de la contabilidad, tendrá constancia de la situación y composición de su patrimonio (estática patrimonial) y controlará su evolución (dinámica patrimonial) con un ordenado registro de datos, cuya técnica suele denominarse teneduría contable (técnica contable).

Dentro de la contabilidad debemos distinguir entre contabilidad general, que estudia los principios generales aplicables a cualquier clase de empresa y contabilidad aplicada que adapta los principios generales, definidos en la contabilidad general, a cada entidad concreta. Así, en función de la actividad de la empresa, no es lo mismo la contabilidad a aplicar a una empresa comercial, que a una industrial, que a una de servicios o que a una entidad financiera.